Die Probenahme erfolgt in fünf Schritten:
Die vorgenannten Schritte gelten für die Probenahme sowohl von Warm- als auch von Kaltwasser.
Die Probennahme hat im Routinebetrieb (im normalen Betriebszustand) der Trinkwasserinstallation zu erfolgen. Die Proben sind an allen Probenahmestellen am selben Kalendertag zu entnehmen. Ist dies nicht möglich, müssen zusätzlich zu den Nachproben jeweils mindestens die Proben vom Vor- und Rücklauf des Trinkwassererwärmers entnommen werden.
Nach § 20 Trinkwasserverordnung kann das Gesundheitsamt darüber hinaus anordnen, weitere Proben „an bestimmten Probenahmestellen nach bestimmten technischen Vorgaben zur Durchführung […] zu entnehmen oder entnehmen zu lassen.“ Dies beinhaltet die Möglichkeit, Wasser für Proben entnehmen zu lassen, wie es auch der Verbraucher im alltäglichen Gebrauch verwendet. Bei der Entnahme dieser sog. ’Zweck-C-Proben’ erfolgt die Probengewinnung ohne jegliche Vorbereitung und Desinfektion der Entnahmearmatur.
Die entnommenen Proben sind so schnell wie möglich dem Untersuchungslabor zu übergeben, vorzugsweise innerhalb eines Tages, jedoch nicht später als nach zwei Tagen. Während des Transports und der Lagerung müssen die Proben lichtgeschützt und gekühlt bei 5 ± 3 °C aufbewahrt werden. Noch heiße Wasserproben müssen nach der Probennahme direkt abgekühlt werden.
Die Auswahl der Probenahmestellen ist durch hygienisch-technisch kompetentes Personal mit nachgewiesener Qualifikation zu treffen. Qualifikationsnachweise sind insbesondere Bescheinigung oder Zertifikat einer Schulung z. B. nach VDI 60238 oder Nachweis einer DVGW-Schulung.
Die Entnahmestellen sollen so ausgewählt werden, dass jeder Steigstrang repräsentativ erfasst ist. Dies bedeutet nicht, dass aus allen Steigsträngen Proben entnommen werden müssen. Die Auswahl der beprobten Steigstränge soll eine Aussage über die nicht-beprobten Stränge erlauben, da sie gleich/ähnlich gebaut sind, gleichartige Gebäudeteile einschließen und gleich genutzt werden. Die beprobten Steigleitungen sollen somit insgesamt in Bau und Ausführung repräsentativ für die nicht-beprobten Stränge sein. Hydraulisch ungünstig gelegene Steigstränge sind in die Untersuchung einzubeziehen. In Anlagen mit sehr vielen Steigsträngen sind primär die Bereiche zu untersuchen, in denen das Wasser zum Duschen entnommen wird und/oder in denen Wasser auf sonstige Weise vernebelt wird. Ferner sind Probenahmen an den Stellen mit der längsten Fließstrecke vom Trinkwassererwärmer vorzunehmen.
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